ひとり法人・小規模企業のテレワークを推進するためのITツールとは？
今回はひとり法人・小企業(従業員10名以下)のテレワーク向けITツールの活用について書いてみます。日本の労働者の約85%は小規模企業に勤めています。また昨今は副業や起業をする人も増えていて、ひとり法人・小企業でITツール選定に困っている人も多いだろうと考えたためです。
この規模の企業はフリーランスエンジニアなどのケースを除くとIT担当(情報システム部門)がいないことが一般的です。またITツールは直接売上を産む投資ではないので投資余力も限られます。それらの特徴を考慮してITツールを紹介しています。
ひとり法人や小規模企業でもテレワークを可能になるITツールはある。しかし何を選べばいいのだろう？
自社(合同会社TMR)ではビデオ会議ツールとしてGoogle Meet(Google Workspaceの一機能)を採用しています。自社のITツール選定理由なども含めて、具体的な選択例を紹介したいと思います。
代表的なビデオ会議ツールはZoom, Teams, Meet
Zoomに代表されるビデオ会議。コロナ禍でのテレワークで最も有名になったITツールと言えるでしょう。他にもマイクロソフトのTeams、GoogleのMeetなどがあります。既にZoomはビデオ会議の代名詞になっていて「Zoom疲れ」「Zoom呑み」と言った言葉も生まれました。
ビデオ会議はリモート環境でも表情や気持ちを伝えるのにすごく便利なツールです。チーム会議や営業コール、ウェビナーなど様々な場面で利用できます。
Zoomに代表されるビデオ会議。他にも使いやすいツールはある。
これら3つの製品はPC、スマホ(iPhone, Android)、タブレットいずれの環境でも利用できます。またいずれも一定の制約条件の元で無料で使えるプランもあります。
Zoom, Teams, Google Workspaceを安く導入するには？
ひとり法人や小規模企業がZoom, Teams, Google Workspaceなどを導入する場合は以下の3つの方法があります。ここでのお勧めは2つ目のITReviewでの購入です。ITReviewはメーカーWebサイトと販売店の両方のメリットをバランスよく備えているためです。
各々の購入方法でのメリット・デメリットを記載します。自社の状況を照らし合わせ最適なものを選んでください。
各メーカーのWebサイトから直接購入する
各メーカーではクレジットカード決済で直接購入することができます。この場合のメリット・デメリットは以下の通りです。
- メリット
- メーカーから直接クレジットカードで購入でき、企業の与信審査がない
- Webから申込んですぐに利用開始できる
- デメリット
- 自分で購入する製品選定を済ませなければいけない(比較できない)
- 1社毎に購入する必要があるため複数製品を購入すると請求元がまちまちになる
- 支払いがクレジットカード決済に限定される(銀行振込などができない)
- 基本的には定価での購入となる
以下のリンクから主要ビデオ会議製品の紹介サイトへ直接アクセスできます。
比較サイト(ITReview)から購入する
ITReviewはソフトバンクグループが経営しているITツールの比較サイトです。オンラインショップでは直接購入することもできます。この場合のメリット・デメリットは以下の通りです。
- メリット
- ITReviewでリアルなユーザーの口コミから製品比較ができる
- 支払い方法がクレジットカードと銀行振込から選択できる(見積無料)
- 多くの製品を扱っているので複数製品を購入しても請求元を一本化できる
- ITReviewが実施しているキャンペーンでお得に購入できる(キャンペーン実施時)
- デメリット
- 購入決定してから利用開始まで数日(通常5営業日以内)必要になる
以下のリンクからITReviewに直接アクセスできます。
ITreview_Zoom Meetings
小規模企業向け販売店から購入する
小規模企業向けに営業している販売店からも購入することができます。地域毎に活動している小規模販売店の他、全国規模で営業している販売店(大塚商会、リコージャパン、キヤノンシステムアンドサポートなど)があります。この場合のメリット・デメリットは以下の通りです。
- メリット
- 販売店の窓口、営業担当と相談して製品を理解することができる
- 多くの製品を扱っているので複数製品を購入しても請求元を一本化できる
- 販売店が実施しているキャンペーンでお得に購入できる(キャンペーン実施時)
- デメリット
- 販売店によって取り扱い製品が限られる(優先したい製品を勧められる可能性がある)
- 支払い方法は銀行振込に限定される
- ひとり法人の場合、与信を得られない場合もある
- 購入決定してから利用開始まで数日(通常5営業日以内)必要になる
ひとり法人・小規模企業でのビデオ会議のユースケース
ひとり法人・小規模企業の場合、ビデオ会議はどのように用いるのでしょうか？考えられる主なユースケースは以下の3つが考えられます。
- 営業コール(ビデオ会議による営業活動)
- ウェビナー(Webによるセミナー)開催
- リモート環境での従業員同士の対話(ひとり法人の場合は対象外)
各々のユースケースについてもう少し具体的に掘り下げてみましょう。
ビデオ会議による営業コール
コロナ禍によりビデオ会議による営業コールは一般化しました。そして遠隔地の顧客とも移動時間を伴わずに対話ができるメリットに多くの企業が気付きました。今日ビデオ会議で営業コールを行うことは(謝罪など一部のケースを除き)失礼なことではなくなっています。
これは特にB2B企業で有効です。B2B企業ではむしろ初回営業コールを移動なくできることから出張費の軽減や営業コール数の増加につながっています。
ビデオ会議によるウェビナー(Webによるセミナー)開催
ウェビナーもまたコロナ禍で普及した販促活動です。セミナーは一度に大人数に情報を伝えることができるため営業初期の活動として有効なものです。従来はセミナーを開催する場合、会場費や資料印刷費用など多くのコストが必要でした。しかしウェビナーならばビデオ会議ツールがあればコストをかけずに開催することができます。
ビデオ会議によるリモート環境での従業員同士の対話
テレワークを行う場合、従業員同士は異なる場所で働きます。離れた場所での従業員同士で対話する場合、ビデオ会議は便利なツールです。もちろん電話でも構いません。しかし音声しか使えない電話と違いビデオ会議では表情などノンバーバルな情報も共有できます。
表情などを共有できるのは離れた場所で働くテレワークでは特に有効です。オフィスで一緒に働いていた時に感じていた「あれ？今日は様子が違うぞ」と言った気付きを言葉だけでなく表情から読み解くことができるためです。
また電話(通話)と違いビデオ会議はインターネット経由で接続するため通信コストが下がるのも魅力です。WiFiがある環境ならば通話にコストはかかりません。
ひとり法人・小規模企業が選択すべきビデオ会議ツールとは？
ひとり法人・小規模企業がビデオ会議ツールを選定する場合は以下の条件を考えると良いでしょう。無料版の制限と照らし合わせて考えてみました。
- 自社ドメインのメールを利用するか？
- 既にオフィス製品(マイクロソフト365やGoogle Workspace)を利用しているか？
- ウェビナーの自社開催を考えているか？
自社ドメインのメールを利用するか？
自社ドメインのメールを利用するか？ →Yesならばマイクロソフト365またはGoogle Workspaceの有料版を契約しよう
個人事業主(士業など)の場合は無料のメール(例：xxx@gmail.com)を利用するケースも多いでしょう。しかし、ひとり法人であっても起業する場合は自社ドメインのメールアドレスが欲しいものです。
起業すれば自社ドメインのWebサイトも必要になります。ドメインを既に持っているならばそれをメールで使えるようにすれば良いのです。もしもまだ自社ドメインのメールを設立していない場合はこの機会にマイクロソフトかGoogleいずれかのオフィス製品を有料契約することも考えてみましょう。
逆に言えば自社ドメインのメールを利用しないのであればマイクロソフト365やGoogle Workspaceは無料プランの利用で良いでしょう。
既にオフィス製品(マイクロソフト365やGoogle Workspace)を利用しているか？
既にマイクロソフト365やGoogle Workspaceの有料版を利用しているか？ →Yesならばオフィスに付属するビデオ会議ツールを利用しよう
マイクロソフト365にはTeamsが、Google WorkspaceにはMeetが付属しています。この場合、追加料金が不要ですのでTeamsやMeetを利用しましょう。
なお、マイクロソフト365にはTeamsが付属しますがライセンス(PCバンドル版など)のマイクロソフトOfficeにはTeamsは付属していないので注意してください。
マイクロソフトとGoogleはどちらがいいか？と言うと、これは好みの問題でしょう。機能的な差は少ないので使いやすさで選ぶと良いと思います。例えば個人でGmailなどGoogleを利用しているならばGoogle Workspaceの方が使い方の習得が容易になります。
なお、自社がマイクロソフト、顧客がGoogleを使っている、などツールが異なっても問題はありません。いずれもWebブラウザでも会議参加できるようになっています。
ウェビナーの自社開催を考えているか？
ウェビナーの自社開催を考えているか？ →YesならばZoomの有料版を契約しよう
Zoom、Teams、Meetいずれでもウェビナー開催は可能です。しかしウェビナーを自社開催する場合、Zoomを選択するのが良いでしょう。Zoomは既にビデオ会議の代名詞ともなっていて多くの参加者がZoomに慣れているためです。
またZoomはウェビナーで求められる機能(手を挙げる、質問する、聴講者を強制ミュートする、など)が充実しているので開催する際にも便利です。無料版のZoomはセッションが40分に制限されています。ウェビナーの場合万が一40分を超えた場合にセッションが終了してしまう恐れがあるので有料版を契約することをお勧めします。
自社がMeets(Google Workspace)を選んだ理由
冒頭にも書きましたが自社(合同会社TMR)ではMeet(Google Workspace)を利用しています。これは以下の選定理由によります。
- メールとしてGmailを利用したかった(自社ドメインメールの設定が容易)
- オフィス製品もGoogle Workspaceの方が親しんでいる(使い慣れている)
- 自社開催のウェビナーは計画していない(一対一のコールが主体)
- Webサイトの管理ツール(アクセス、広告管理)がGoogleなのでID管理が容易
企業毎に状況は異なると思いますので自社の状況に照らし合わせて最適なツールを選定してください。
ひとり法人や小規模企業のIT導入で悩んだら
合同会社TMRでは自社での実際の導入経験をベースに小規模企業やひとり法人のテレワークに関するIT導入の相談を受け付けています。自社での経験でカバーできないご相談も販売店の紹介など、できる範囲でご支援します。
お問合せはお気軽にこちらからどうぞ
↓↓↓
