【30秒でわかる本記事のまとめ】
TMRってどんな会社なの？〜よかったらこちらも参照ください
IPAが2026年に公表した調査では、AI導入企業の91.6%が「業務効率化の効果があった」と答えた一方、「売上・利益向上につながった」と答えた企業は3.9%にとどまりました。この落差、皆さんの肌感覚とも近いのではないでしょうか。「議事録も資料の下書きも、明らかに速くなった。なのに、会社としての数字はあまり変わっていない」——多くの経営者が感じている違和感です。
これは個人が怠けているという話ではありません。むしろ逆で、一人ひとりは確かに速くなっています。問題は、その速さがそれぞれ別々のデータ・別々の文脈の上で起きていることです。Aさんが速くなった仕事とBさんが速くなった仕事は、別々の場所に散らばったままで、会社として積み上がっていく仕組みになっていません。個人の生産性の合計が、そのまま組織の成果にはならない——これが「効率化91.6%、利益向上3.9%」の正体だと僕は見ています。
そもそもAI導入の前に何を整えておくべきかについては、以前のブログ「「AIを使え」に焦る前に。中小企業が知るべきAIの3種類と、導入前の"データの正規化"」でも詳しく触れています。
| 現状（Excel・バラバラなファイル） | あるべき姿（SaaS活用） | |
|---|---|---|
| データの置き場所 | 各自のPCやメール添付 | HubSpot・freeeなど月額数千円のSaaS |
| 構築コスト | ほぼゼロ（その分ズレが蓄積） | 月数千円〜数万円 |
| 「誰が見ても同じ」状態 | ×（個人の記憶に依存） | ◯（SaaSの標準機能） |
| AIが見に行ける範囲 | 聞いた人の手元だけ | 会社の履歴・文脈全体 |
多くの大企業には、この「土台」が既にあります。シェアポイントのような文書基盤、正規化された基幹システム、エンタープライズサーチ。何千万円もかけて、誰が見ても同じ情報にたどり着ける状態を作っています。
小規模事業者にそんな予算もチームもありません。でも、実は同じ効果を月数千円〜数万円で手に入れる方法があります。それがSaaS（HubSpotやfreeeなど）です。
❌️ 各自が便利な方法で仕事を速くしている。でもその成果は各自のPCやチャット履歴の中に留まっている
✅️ 成果が積み上がる会社のパターン：仕事の速さの中身（ツールや進め方）は各自バラバラでいい。ただし最終的にデータが集まる場所（SaaS）は1つに決めている
Excelでの顧客管理は、社員それぞれが自分の名刺入れを持っているようなものです。同じ会社の人と何度取引しても、担当が変わるたびに「初めまして」からになる。一方でHubSpotのようなSaaSは、全員が同じ1冊のアドレス帳を見ている状態です。誰が開いても同じ人、同じ履歴が見えます。
これは病院のカルテと同じ発想です。担当医がそれぞれ自分のメモ帳に患者さんの様子を書いていたら、担当が変わるたびに一から症状を聞き直すことになる。カルテがあれば、誰が診ても同じ経過がわかります。freee内の経費データも、金額だけでなく日付・勘定科目・起票した人まで、ひとつのレコードとして最初からくっついています。データそのものが「他の人にも通じる文脈」を運んでくる——これがSaaSの一番の価値です。
一人ひとりのAI活用が速くなるのは、実はゴールではなくスタートです。その速さが、みんなが同じデータを見ている土台の上で起きて初めて、会社としての成果に変わっていきます。
僕の環境ではGeminiやClaudeなどのAIにSaaSデータを参照させているので、間違えようがありません。例えば売上実績はfreeeの売上データが唯一です。freeeのなかで個別レコードを確認すれば、すべて顧客や商談と紐づいています。
以前は僕もGoogle Sheetで中間データを集計するシートを作っていました。でも結局人が更新していくシートとSaaSのデータがズレていくんですよね。そしてなにが正しいのかわからなくなっていく。
自分で見やすくするはずのシートが不整合を生んでいる。これに気づいた時、僕は「データはSaaSで正規化」、「分析はAIにSaaSを参照させる」というスタイルに切り替えました。これはチームでAIを活用する場合にも有効だと思っています。
AIで個人の仕事が速くなったなら、それ自体は素晴らしいことです。次に問うべきは、「その速さは、会社としてどこかに積み上がっているか」です。積み上がる場所——それが、シェアポイントも基幹システムも持たない小規模事業者にとってのSaaSです。
Q. AIツールは会社で1つに統一すべきですか？
必須ではありません。個人が使うAIツール自体は各自の得意なものでよく、大事なのは参照するデータの置き場所を揃えることです。
Q. SaaS導入の予算が心配です。まず何から始めればいいですか？
HubSpotやfreeeのようなSaaSは月数千円〜から始められます。いきなり全社導入ではなく、一番データが散らばっている業務（顧客管理や経理など）から小さく始めるのが現実的です。
Q. Excelのままではダメなのでしょうか？
見る人が自分だけの業務なら問題ありません。ただし複数人が関わる業務では、Excelは「誰が見ても同じ状態」を保証してくれないため、ズレの原因になりやすいです。
Q. 個人でAIを使いこなせていれば、会社としても十分ではないですか？
個人の効率化と組織の成果は別の話です。IPAの調査でも、業務効率化を実感した企業は91.6%ある一方、売上・利益向上を実感した企業は3.9%にとどまっており、個人の速さがそのまま会社の数字につながるとは限りません。
Q. すでに複数のAIツールを社員がバラバラに契約しています。今から揃え直す必要がありますか？
AIツール自体を無理に統一する必要はありません。まずはそれぞれが参照しているデータを、共通のSaaSに集約するところから見直すのがおすすめです。
「社員それぞれはAIを使いこなしている。でも会社としての成果にはなっていない気がする」
「個人の効率化は進んでいるのに、なぜか組織としての数字が変わらない」
そんなお悩みがあれば、ぜひご相談ください。合同会社TMRが小規模事業者の業務フローに合わせた最適なAI・SaaS活用をご提案します。